Tarife, Verträge & Gebühren

Das Pensionsmodul führt die andere Hälfte deines Geschäfts: die Pferde, die bei dir wohnen. Du legst eine Preisliste mit Tarifen an, erfasst pro Pferd einen Vertrag, und Nose erstellt die monatlichen Gebühren von allein — du erfasst nur noch die Zahlungen. Administratoren verwalten hier alles; Reitlehrer können die Seite Pension öffnen und nachschauen, und Helfer sehen niemals Geld.

Modul einschalten und Regeln festlegen

1. Geh zu Einstellungen → Pension und schalte Pensionsmodul aktivieren ein. Dein Team bekommt einen neuen Bereich Pension im Menü, und die monatlichen Gebühren werden ab sofort automatisch erstellt.
2. Stell die Standardwerte so ein, wie dein Hof abrechnet:

• Abrechnungstag — der Tag im Monat, an dem eine Pensionsgebühr fällig ist (1–28).
• Vorlaufzeit der Erstellung (Tage) — wie viele Tage vor dem Fälligkeitsdatum die Gebühr beim Besitzer erscheint.
• Abrechnung unvollständiger Monate — wie Ankunft, Abreise und Tarifwechsel mitten im Monat berechnet werden: Anteilig nach Tagen, Begonnene Wochen oder Voller Kalendermonat.
• Kündigungsfrist — wie das Vertragsende nach einer Kündigung berechnet wird: Ende des nächsten Kalendermonats (der übliche Brauch) oder eine feste Anzahl der Tage.

1. Bau deine Preisliste unter Pensionstarife mit Tarif hinzufügen auf: ein Name, eine Beschreibung dessen, was enthalten ist (für Besitzer sichtbar), der Monatspreis und optional ein Tagessatz für kurze Aufenthalte.

Jeder Vertrag kann den Abrechnungstag und die Regel für unvollständige Monate überschreiben — ein Pferd zu anderen Konditionen zwingt dich also nicht, die Einstellungen zu ändern.

Einen Vertrag anlegen

1. Öffne Pension im Menü und klicke auf Neuer Vertrag.
2. Wähle das Pferd und den Zahler — die Person, an die die Gebühren gehen. Der Zahler muss Mitglied deines Stalls sein (in der Regel der Pferdebesitzer; lade ihn bei Bedarf zuerst ein, siehe Besitzerportal).
3. Wähle einen Tarif oder Kein Tarif (individueller Preis) und trag den ausgehandelten Monatspreis ein.
4. Leg den Beginn fest und für befristete Aufenthalte („Pferdehotel“) optional auch ein Ende.
5. Füge optional eine Kaution hinzu — sie wird bei der Aktivierung berechnet und bei Vertragsende abgerechnet.
6. Die Abrechnungsvorschau unten zeigt genau, was wann berechnet wird — inklusive eines anteiligen ersten Monats —, bevor du irgendetwas speicherst.
7. Klicke auf Entwurf speichern. Der Vertrag liegt dann als Entwurf vor: Es wird noch nichts abgerechnet. Kommt das Pferd tatsächlich an, öffne den Vertrag und klicke auf Vertrag aktivieren. Steht es schon bei dir im Stall, erledigt Aktivieren im Formular beides in einem Zug.

Monatliche Gebühren — automatisch

Sobald ein Vertrag aktiv ist, erstellt Nose seine Pensionsgebühr jeden Monat, um deine Vorlaufzeit vor dem Fälligkeitsdatum. Die Erstellung läuft sicher und nie doppelt — ein Monat, der schon abgerechnet ist, wird übersprungen. Der Bereich Anstehende Gebühren im Vertrag zeigt, was kommt; Jetzt generieren erstellt alles bereits Fällige, ohne auf den täglichen Lauf zu warten.

Gebühren haben Arten, die dir auf jeder Liste wieder begegnen: Pension, Leistung, Korrektur, Abwesenheit, Kaution, Kautionsrückerstattung. Jede Gebühr ist Offen, bis sie bezahlt ist, danach Abgerechnet — oder Erlassen bzw. Storniert, wenn du dich so entscheidest.

Zahlungen erfassen

Im Reiter Gebühren des Vertrags:

1. Klicke bei einer offenen Gebühr auf Abrechnen.
2. Gib den Betrag ein (der offene Betrag ist vorausgefüllt), wähle die Zahlungsmethode — bar, Karte oder Überweisung — und bei Bedarf eine Notiz.
3. Klicke auf Zahlung erfassen.

Teilzahlungen sind kein Problem: Die Gebühr bleibt offen und zeigt, wie viel schon bezahlt ist. Zahlt jemand mehr, als offen ist, wird der Überschuss automatisch zum Guthaben des Zahlers. Barzahlungen landen in der Kasse der Person, die sie erfasst hat — genau wie bei Reitstunden, damit Verdienst ehrlich bleibt. Pensionsgebühren kannst du auch auf der Seite Verdienst abrechnen, in der Ansicht der Kundenforderungen neben unbezahlten Reitstunden.

Drei Korrekturen stehen dir immer offen:

• Erlassen — du erlässt eine Gebühr (ein Grund ist erforderlich).
• Gebühr stornieren — eine falsche Gebühr entfernen (ein Grund ist erforderlich); die richtige lässt sich neu erstellen.
• Korrektur hinzufügen — eine einmalige Position auf Plus oder Minus, etwa eine Schadensreparatur oder eine Kulanzgutschrift. Positiv = zu zahlen, negativ = Gutschrift.

Pferd unterwegs? Nimm eine Abwesenheit

Verlässt ein Pferd den Hof für eine Weile (Turnier, Reha), behält aber seine Box, trag im Reiter Abwesenheiten des Vertrags eine Abwesenheit ein: ein Zeitraum plus entweder ein Sonderpreis für diesen Zeitraum, ein prozentualer Rabatt oder nichts (voller Satz). Die Abrechnung folgt der Abwesenheit von selbst.

Kündigung und Vertragsende

• Kündigung einreichen — das Enddatum wird nach deiner Kündigungsregel berechnet und vor dem Bestätigen angezeigt; der Kündigungsmonat bleibt zu zahlen. Eine Kündigung lässt sich zurückziehen, solange der Vertrag noch nicht beendet ist.
• Vertrag beenden — wähle einen Grund (Kündigung des Einstellers oder des Stalls, Pferd verkauft und so weiter) und das Enddatum. Die Vorschau Abrechnungskorrekturen zeigt genau, welche Gebühren storniert, anteilig neu berechnet oder korrigiert werden — nichts ändert sich still und leise.
• Kautionsabrechnung — bei einem beendeten Vertrag kannst du die Kaution über Anrechnen auf offene Gebühren verrechnen (ohne Auswirkung auf die Kasse) und/oder den Rest über Rückerstattung erfassen auszahlen, wahlweise als Guthaben des Besitzers. Nose deckelt das, damit du nie mehr auszahlst, als an Kaution hinterlegt ist.

Gut zu wissen

• Wer was sieht: Helfer sehen niemals Pensionsgeld; Besitzer sehen Gebühren nur zu ihren eigenen Pferden, und Beträge sieht ausschließlich der Zahler des Vertrags. Siehe Besitzerportal.
• Benachrichtigungen: Der Zahler bekommt eine Nachricht, sobald eine neue Gebühr ausgestellt wird, kurz vor dem Fälligkeitsdatum eine Erinnerung und eine Bestätigung, wenn du seine Zahlung erfasst. Auch die Administratoren erfahren von erfassten Zahlungen.
• Rückstände auf einen Blick: Die Liste Pension zeigt pro Vertrag eine rote Plakette „Tage überfällig“ und den offenen Betrag — du siehst also, bei wem du nachhaken musst, ohne irgendetwas zu öffnen.
• Ein Zahler mit einem aktiven Vertrag lässt sich weder deaktivieren noch löschen — beende zuerst den Vertrag.

Verwandt

• Besitzerportal — die Pension deines Pferdes
• Gesundheitserinnerungen — Entwurmung, Impfungen & Hufschmied
• Verdienst