Plany, kontrakty i opłaty

Moduł Pensjonat obsługuje drugą połowę biznesu stajni: konie, które u Ciebie mieszkają. Ustawiasz cennik planów, rejestrujesz kontrakt dla każdego konia, a Nose samo nalicza miesięczne opłaty — Ty tylko przyjmujesz wpłaty. Wszystkim zarządza administrator; instruktor może zaglądać na stronę Pensjonat, a pomocnik nigdy nie widzi pieniędzy.

Włącz moduł i ustaw zasady

1. Wejdź w Ustawienia → Pensjonat i włącz Włącz moduł pensjonatu. Kadra zobaczy nową sekcję Pensjonat w menu, a opłaty miesięczne zaczną naliczać się automatycznie.
2. Ustaw domyślne zasady tak, jak rozlicza Twoja stajnia:

• Dzień płatności — dzień miesiąca, w którym opłata za pensjonat jest wymagalna (1–31; 31 znaczy „ostatni dzień miesiąca” — w lutym 28, w kwietniu 30).
• Kiedy naliczać opłatę — z góry — za bieżący miesiąc (opłata za sierpień jest wymagalna w sierpniu) albo z dołu — za zamknięty miesiąc (sierpień naliczany po jego zakończeniu, wymagalny we wrześniu). Dotyczy pensjonatu, zawieszeń i abonamentów miesięcznych; usługi za wykonanie naliczają się zawsze w chwili wykonania.
• Wyprzedzenie naliczania (dni) — ile dni przed terminem opłata pojawia się u właściciela. Ma znaczenie tylko przy rozliczaniu z góry; przy rozliczaniu z dołu pole jest wyłączone.
• Termin płatności (dni) — ile dni po dniu płatności opłata jest jeszcze „do zapłaty”, a nie zaległa. Domyślnie 0, czyli tak jak dotąd: zaległa już następnego dnia. Ustaw tyle dni, ile realnie dajesz na przelew (np. 7 albo 14).
• Rozliczanie niepełnych miesięcy — jak liczyć przyjazdy, wyjazdy i zmiany planu w środku miesiąca: Proporcjonalnie do dni, Rozpoczęte tygodnie albo Pełny miesiąc kalendarzowy.
• Okres wypowiedzenia — jak wyliczany jest koniec umowy po wypowiedzeniu: koniec następnego miesiąca kalendarzowego (najczęstszy zwyczaj) albo stała liczba dni.

1. Zbuduj cennik w sekcji Plany pensjonatu przyciskiem Dodaj plan: nazwa, opis tego, co w cenie (widoczny dla właścicieli), cena miesięczna i opcjonalna stawka dobowa na krótkie pobyty.

Każdy kontrakt może nadpisać dzień płatności, zasadę niepełnych miesięcy oraz to, czy rozlicza się z góry czy z dołu — jeden koń na innych warunkach nie wymaga zmiany ustawień stajni. Zmiana obowiązuje dla opłat naliczonych od tego momentu; już wystawione zachowują swój termin.

Zarejestruj kontrakt

1. Otwórz Pensjonat w menu i kliknij Nowy kontrakt.
2. Wybierz Konia i Płatnika — osobę, do której trafiają opłaty. Płatnik musi być członkiem stajni (zwykle to właściciel konia; w razie potrzeby najpierw go zaproś — zobacz portal właściciela).
3. Wybierz Plan albo opcję Bez planu (cena indywidualna) i wpisz wynegocjowaną cenę miesięczną.
4. Ustaw datę rozpoczęcia, a dla pobytów na czas określony („hotel dla konia”) — opcjonalnie datę końca.
5. Opcjonalnie dodaj Kaucję — zostanie naliczona przy aktywacji i rozliczona przy zakończeniu umowy.
6. Podgląd naliczeń na dole pokazuje dokładnie, co i kiedy zostanie naliczone — łącznie z proporcjonalnym pierwszym miesiącem — zanim cokolwiek zapiszesz.
7. Kliknij Zapisz szkic. Kontrakt zapisuje się jako szkic — nic się jeszcze nie nalicza. Gdy koń faktycznie przyjedzie, otwórz kontrakt i kliknij Aktywuj kontrakt. Jeśli koń już stoi u Ciebie, Aktywuj w formularzu załatwia obie rzeczy naraz.

Opłaty miesięczne — automatycznie

Od aktywacji Nose co miesiąc nalicza opłatę za pensjonat. Przy rozliczaniu z góry opłata pojawia się przed terminem, z wyprzedzeniem ustawionym w Wyprzedzeniu naliczania. Przy rozliczaniu z dołu opłata powstaje po zamknięciu miesiąca, a termin płatności wypada w miesiącu następnym — wyprzedzenie naliczania nie ma wtedy zastosowania i pole jest wyłączone. Naliczanie jest bezpieczne i nigdy się nie dubluje — zafakturowany miesiąc jest pomijany. Panel Nadchodzące naliczenia w kontrakcie pokazuje, co przed Tobą; Nalicz teraz tworzy zaległe pozycje bez czekania na dzienny przebieg.

Opłaty mają rodzaje widoczne na każdej liście: Pensjonat, Usługa, Korekta, Zawieszenie, Kaucja, Zwrot kaucji. Nieopłacona opłata przechodzi przez trzy stany: Naliczona (już powstała, ale termin jeszcze nie minął), Do zapłaty (po dniu płatności, ale wciąż w terminie płatności), a dopiero potem czerwone „N dni po terminie” — czerwień zapala się wyłącznie po dniu płatności powiększonym o termin płatności. Przy terminie 0 opłata jest zaległa już następnego dnia, dokładnie jak wcześniej. Po wpłacie opłata jest Rozliczona — albo Umorzona / Anulowana, jeśli tak zdecydujesz.

Katalog usług: kiedy się naliczają

W Ustawienia → Pensjonat → Usługi dodatkowe budujesz cennik usług dodatkowych — derkowanie, lonżowanie, suplementy i inne. Sposób naliczania zależy od typu usługi:

• Za wykonanie i za dzień — zapisujesz wykonanie w chwili, gdy się zdarzy (Zarejestruj usługę w menu Pensjonat albo zakładka Usługi kontraktu), a opłata powstaje natychmiast, z terminem płatności w miesiącu następującym po wykonaniu. Komunikat po zapisaniu mówi, czy opłata została naliczona i kiedy jest wymagalna.
• Miesięcznie (abonament) — to usługa rozliczana razem z opłatą za pensjonat: w tym samym miesięcznym naliczeniu, z tym samym dniem płatności i według tej samej zasady „z góry / z dołu” co pensjonat na danym kontrakcie. Przy rozliczaniu z góry liczy się też wyprzedzenie naliczania; przy rozliczaniu z dołu abonament — jak pensjonat — powstaje po zamknięciu miesiąca. Samo dodanie usługi do cennika nic nie nalicza — usługa musi zostać podłączona do każdego kontraktu, który ma z niej korzystać.

Podłączanie usługi miesięcznej do kontraktów:

1. Na liście usług w Ustawienia → Pensjonat każda usługa miesięczna pokazuje plakietkę Podłączona do N kontraktów. Jeśli nie jest podłączona do żadnego, w miejscu licznika pojawia się pomarańczowe ostrzeżenie „Nie nalicza się jeszcze — dodaj do kontraktów, żeby zaczęła obowiązywać” — usługa jest w cenniku, ale nikomu jej nie naliczasz.
2. Kliknij Dodaj do kontraktów przy usłudze, wybierz kontrakty (widzisz konia, płatnika i plan każdego), ustaw datę początku i zapisz. Nose podłącza usługę do każdego wybranego kontraktu; jeśli któryś się nie powiedzie (np. już ma tę usługę w tym okresie), zobaczysz dokładnie który i dlaczego — resztę to nie zatrzymuje.
3. Możesz też podłączyć usługę do jednego kontraktu z zakładki Usługi tego kontraktu (przycisk Przypisz usługę) — to ta sama operacja, tylko dla jednego konia naraz.

Podłączone abonamenty widać też na przeglądzie kontraktu, pod ceną miesięczną, razem z efektywną kwotą miesięczną (pensjonat + abonamenty).

Przyjmowanie wpłat

Na zakładce Opłaty kontraktu:

1. Kliknij Rozlicz przy otwartej opłacie.
2. Wpisz kwotę (kwota do zapłaty jest podpowiedziana), wybierz metodę płatności — gotówka, karta lub przelew — i ewentualnie dodaj notatkę.
3. Kliknij Przyjmij wpłatę.

Wpłaty częściowe są w porządku: opłata pozostaje otwarta i pokazuje, ile już zapłacono. Wpłata większa niż należność automatycznie zamienia nadwyżkę w saldo (kredyt) płatnika. Gotówka trafia do kasy osoby, która przyjęła wpłatę — dokładnie tak jak przy jazdach, więc Zarobki się zgadzają. Opłaty za pensjonat rozliczysz też z widoku należności klientów na stronie Zarobki, obok nieopłaconych jazd.

Zawsze dostępne są trzy korekty:

• Umórz — darujesz opłatę (wymagany powód).
• Anuluj opłatę — usuwasz błędną opłatę (wymagany powód); poprawną można naliczyć ponownie.
• Dodaj korektę — jednorazowa pozycja na plus lub minus, np. naprawa szkody albo rabat w geście dobrej woli. Dodatnia = do zapłaty, ujemna = kredyt.

Koń wyjeżdża? Użyj zawieszenia

Jeśli koń wyjeżdża na jakiś czas (zawody, rehabilitacja), ale boks zostaje, dodaj zawieszenie na zakładce Zawieszenia: okno dat plus specjalna cena za to okno, rabat procentowy albo nic (pełna stawka). Naliczanie samo uwzględni zawieszenie.

Wypowiedzenie i zakończenie umowy

• Zgłoś wypowiedzenie — data końca jest wyliczana z Twojej zasady wypowiedzenia i pokazana przed potwierdzeniem; miesiąc wypowiedzenia pozostaje płatny. Wypowiedzenie można wycofać, dopóki kontrakt się nie zakończył.
• Zakończ kontrakt — wybierz powód (wypowiedzenie właściciela/stajni, sprzedaż konia itd.) i datę końca. Podgląd Korekta naliczeń pokazuje dokładnie, które opłaty zostaną anulowane, naliczone ponownie proporcjonalnie albo skorygowane — nic nie zmienia się po cichu.
• Rozliczenie kaucji — przy zakończonym kontrakcie możesz Zaliczyć kaucję na otwarte opłaty (bez wpływu na kasę) i/lub Zarejestrować zwrot reszty, opcjonalnie jako saldo właściciela. Nose pilnuje, żeby nie wypłacić więcej, niż wynosi kaucja.

Pory dnia zamiast godzin

Opieka nie chodzi po zegarku, tylko po obrządkach. Zadanie, karmienie i zadanie powtarzalne wybierasz na porę dnia, a nie na godzinę:

Trzy rzeczy, o których warto wiedzieć:

• Pora to obrządek, nie budzik. Nose niczego nie wysyła ani nie oznacza jako spóźnione o 10:00 — granice powyżej mówią tylko, do której pory trafia zadanie i w jakiej kolejności czyta się tablicę.
• Kilka pór = kilka zadań do odhaczenia. Karmienie ustawione na rano i wieczór to dwa osobne wiersze na tablicy: można odhaczyć poranne, a wieczorne zostawić na później. Licznik „zrobione/wszystkie” dzięki temu mówi prawdę.
• Pora jest opcjonalna. Bez wybranej pory zadanie po prostu należy do dnia („o dowolnej porze”) i czeka na dole listy.

Rejestr zdrowia — kowal, szczepienie, odrobaczanie

Kowal, szczepienie i odrobaczanie to cykle, które dotyczą całej stajni, nie jednego konia. Rejestr zdrowia pokazuje je z tej strony: wybierasz jeden rodzaj naraz i widzisz każdego konia w stajni, z terminem albo bez — nie tylko te, które akurat mają zbliżający się termin.

1. Na stronie Opieka przełącz Zadania ⇄ Zdrowie w nagłówku. Tablica zmiany ustępuje miejsca pickerowi rodzaju: Kowal, Szczepienie, Odrobaczanie.
2. Wybierz rodzaj chipem. Tabela pokazuje wszystkie konie tego rodzaju, ułożone w pasma:

• Ta runda — zaległe, dziś i najbliższy tydzień. To zamawiasz teraz.
• Ten miesiąc — warto dołożyć do rundy, jeśli i tak ktoś przyjeżdża.
• Później — nic nie robisz, koń po prostu nie znika z oczu.
• Bez daty — cykl jest ustawiony, ale nikt nigdy nie zapisał, kiedy był ostatni raz, i nic nie jest zaplanowane. Nie ma od czego liczyć terminu, więc koń nie pojawi się też w żadnym przypomnieniu — dopóki ktoś nie wpisze ostatniej daty na karcie konia albo nie zaplanuje kolejnego terminu jako zdarzenia zdrowotnego.
• Nie ustawiono — koń w ogóle nie ma tego cyklu i nic nie jest zaplanowane. Domyślnie zwinięte za licznikiem, bo w większości stajni to właśnie tu jest najwięcej koni; rozwiń, żeby zobaczyć które i ustawić im cykl (Ustaw cykl prowadzi na kartę konia). Koń z zaplanowaną datą, ale bez cyklu, nie trafia do tego pasma — jest w tym paśmie, w które wpada jego zaplanowana data.

1. Zaznacz konie, którym robisz rundę — pod tabelą pojawia się pasek z licznikiem, przyciskiem Wyczyść i Odhacz rundę. Domyślnie zaznaczone są konie z pasma „Ta runda”; możesz doznaczyć albo odznaczyć dowolnego konia.
2. W oknie Odhacz rundę wybierz jedną datę wykonania dla wszystkich zaznaczonych koni — to jest jeden akt, nie osiem osobnych okienek. Każdy wiersz można jeszcze usunąć z rundy do ostatniej chwili i widzisz podgląd kolejnego terminu dla każdego konia. Jeśli chcesz, dopisz też koszt tej rundy — z cennika usług danego rodzaju (kowal ma zwykle kilka pozycji, np. „Podkucie pełne” i „Podkucie przód”), z kwotą do korekty i płatnikiem (właściciel albo stajnia) na każdego konia osobno. To widzi tylko administrator — instruktor odhacza rundę bez sekcji kosztów.
3. Po zapisaniu jeden komunikat podsumowuje rundę: ile koni odhaczono, a jeśli któryś nie miał tego cyklu — ile pominięto.

Zdarzenia zdrowotne — jedna wizyta, jeden zapis

Rejestr powyżej odpowiada na pytanie komu wypada termin. Zdarzenie zdrowotne odpowiada na pytanie co się faktycznie wydarzyło i co jest zaplanowane. Każde jest osobnym zapisem — data, rodzaj, czego dotyczyło, notatka, kto wykonał i, jeśli zapłaciła stajnia, cena — i nic niczego nie nadpisuje: zeszłoroczne szczepienie da się przeczytać także po tegorocznym.

Na tym polega różnica między zdarzeniem a cyklem. Cykl (ten z zakładki Opieka przy koniu) to reguła: co ile i kiedy było ostatnio. Odhaczenie rundy przesuwa tę jedną datę, a data, którą zastąpiła, przepada. Zdarzenie jest zapisem samej rundy, więc koń buduje historię — a zdarzenie zaplanowane to decyzja („kowal umówiony na 3.”), której cykl w ogóle nie potrafi wyrazić, bo jego kolejny termin to zawsze wynik działania arytmetycznego.

Jedno działa z drugim. Cykl nadal mówi, co ile; zdarzenie mówi, co zrobiono i co jest umówione. Jeśli koń ma zaplanowaną datę, to właśnie ją pokazuje rejestr i za nią idą przypomnienia. Jeśli nie ma — termin wylicza się z cyklu dokładnie tak jak dotąd.

Jak zapisać

Na stronie Opieka w widoku Zdrowie kliknij Dodaj zdarzenie zdrowotne — mogą administratorzy i instruktorzy; pomocnik nie widzi tego przycisku.

• Rodzaj — odrobaczanie, szczepienie, kowal, weterynarz, dentysta, fizjoterapia albo rozród. Te cztery ostatnie są nowe: nie miały cyklu, więc do tej pory nie było ich gdzie zapisać.
• Data ustawia za Ciebie Status: dziś lub wcześniej to Wykonane, data w przyszłości to Zaplanowane. Wybierz status ręcznie, a Nose przestaje zgadywać — późniejsza zmiana daty już go nie nadpisze.
• Konie — dowolnie wiele albo Cała stajnia jednym kliknięciem. „Cała stajnia” zapisuje się jako cała stajnia, a nie jako lista koni stojących w niej w tej sekundzie, więc koń, który przyjedzie przed zapisaniem, też się załapie.
• Czego dotyczy — szczepionka, preparat, „tylko przód”.
• Cena — tylko administrator i tylko przy zdarzeniu wykonanym, bo plan nigdy nie jest rachunkiem. Wpisuj ją wyłącznie wtedy, gdy zapłaciła stajnia, a właściciel ma się rozliczyć; jeśli właściciel zapłacił weterynarzowi bezpośrednio — zostaw puste. Powyżej jednego konia dostajesz też sumę, bo cena razy cała stajnia to tyle samo realnych obciążeń z jednego przycisku.
• Notatka i Kto wykonał — notatka dotyczy tej wizyty („podejrzenie ochwatu, boks, wet w czwartek”), a „kto wykonał” bierze się z książki kontaktów stajni, zawężonej do osób od tego rodzaju pracy. Pomocnik widzi zdarzenie i czego dotyczyło, ale nigdy notatki.

Trzy tryby powtarzania

Powtarzanie to jedno pytanie, zadane dlatego, że odpowiedź decyduje, co jeszcze zostanie zapisane:

Cykliczne to najszybszy sposób na rozładowanie stosu „nie ustawiono”: zapisz rundę, którą i tak robisz, wybierz Cykliczne, a każdy zaznaczony koń wychodzi z ustawionym cyklem. Działa przy odrobaczaniu, szczepieniu i kowalu — trzech rodzajach, które w ogóle mają cykl; przy weterynarzu, dentyście, fizjoterapii i rozrodzie ta opcja w ogóle się nie pojawia.

Przy koniu

W zakładce Opieka przy koniu jest blok Historia zdrowia: wszystko, co zapisano dla tego konia, od najnowszego, z oznaczeniem tego, co zaplanowane. Zapisanie zdarzenia wykonanego przesuwa też datę ostatniego wykonania w cyklu, dokładnie tak jak odhaczenie rundy — nie musisz robić obu rzeczy.

Warto wiedzieć

• Kto co widzi: pomocnik nigdy nie widzi pieniędzy pensjonatu; właściciele widzą opłaty tylko swoich koni, a kwoty — tylko płatnik kontraktu. Zobacz portal właściciela.
• Powiadomienia: płatnik dostaje wiadomość o nowej opłacie, przypomnienie krótko przed terminem i potwierdzenie po zaksięgowaniu wpłaty. Administratorzy też dostają informację o przyjętych wpłatach.
• Zaległości na pierwszy rzut oka: lista Pensjonat pokazuje czerwoną plakietkę „dni po terminie” i otwartą kwotę przy każdym kontrakcie — widzisz, o kogo się upomnieć, bez otwierania czegokolwiek.
• Płatnika z aktywną umową nie da się dezaktywować ani usunąć — najpierw zakończ umowę.

Powiązane

• Portal właściciela — pensjonat Twojego konia
• Przypomnienia zdrowotne — odrobaczanie, szczepienia i kowal
• Zarobki